Het dossier is bedoeld om de professionals in de jeugdgezondheidszorg te ondersteunen in de zorg aan het kind. Op het dossier moet de professional steeds terug kunnen vallen. In het dossier staan bijvoorbeeld gegevens over de ontwikkeling van een kind (groei, gewicht), vaccinatiegegevens, de door u verstrekte gegevens over de schoolloopbaan van het kind, en over uw gezin en gegevens uit de Jeugdmonitor. Steeds zijn dit gegevens die eerst met u en uw kind zijn besproken.

 

Ook kunnen gegevens van andere hulpverleners dan die van de jeugdgezondheidszorg in het dossier worden opgenomen. Die hulpverlener bespreekt dan eerst met u dat informatie aan de jeugdgezondheidszorg wordt verstrekt en vraagt daarvoor uw toestemming.

Uitsluitend in uitzonderingsgevallen worden gegevens zonder uw toestemming aan het dossier toegevoegd. Het betreft de kleine minderheid van kinderen met wie het niet goed gaat. Het belang van het kind staat voorop. Als de toestemming van ouders zou verhinderen dat bedreigingen voor het kind worden opgetekend, gaat het belang van het kind voor.

 

De overgang van papier naar digitaal verandert niets aan de zorgvuldigheid waarmee met uw privacy wordt omgegaan. Alle informatie in het digitale dossier is vertrouwelijk. Daarbij zijn de dossiers erg goed beschermd. Alleen daartoe bevoegde medewerkers mogen de dossiers inzien. Zij hebben strikte privacyinstructies gekregen. Regelmatig wordt gecontroleerd of men zich aan de instructies houdt.

 

Het dossier volgt dus de hulpverlening binnen het CJG. Elke stap in de hulpverlening wordt eerst met u of het kind (afhankelijk van de leeftijd) besproken en ook dat wordt opgetekend. De CJG-hulpverlener die u en uw kind bij de volgende stap helpt, is daarmee dan bekend. Wij gaan er vanuit dat als u er mee instemt dat een andere hulpverlener binnen het CJG bij de zorg wordt betrokken, u er ook mee instemt dat die hulpverlener daartoe over de noodzakelijke gegevens beschikt. U kunt daar echter bezwaar tegen maken. Ook dat wordt opgetekend. De opvolgende hulpverlener krijgt dan geen toegangsrechten.

 

De professional zal u regelmatig op het scherm laten meekijken. Desgewenst kunt u ook een uitdraai van het dossier krijgen of zelf een verklaring toevoegen als u het er ergens niet mee eens bent. De wettelijke kaders met betrekking tot privacy en hulpverlening worden natuurlijk steeds in acht genomen. Professionals die niet aan het CJG zijn verbonden, hebben dus geen toegang tot het DD-JGZ. Wordt u kind naar een van hen verwezen en stemt u daarmee in, dan zal uw toestemming worden gevraagd voor de noodzakelijke gegevensoverdracht uit het DD-JGZ. Die gegevens worden dan aan die professional toegezonden.

 

Door het DD-JGZ beschikken de professionals van het CJG steeds over dezelfde gegevens. Gedoe met papieren dossiers wordt overbodig. U hoeft niet meerdere malen hetzelfde verhaal te vertellen. De hulpverleners in het CJG kunnen zo ook beter samenwerken. Als, met uw instemming, een andere CJG-hulpverlener bij de zorg wordt betrokken, hoeft voor deze niet meer een papieren afschrift van het deel van het dossier te worden gemaakt dat voor deze hulpverlener relevant is. Die hulpverlener krijgt gewoon elektronisch een toegangsrecht tot dat deel van het dossier.

 

Met het DD-JGZ kunnen hulpverleners dus efficiënter werken. Ook kunnen de contacten beter worden gepland. Deze tijd komt ten goede aan de aandacht voor ouders en kind. Waar nodig biedt het digitale dossier de mogelijkheid om vroegtijdig risico’s te signaleren. Ook dit is natuurlijk in het belang van het kind. Op die manier kan de jeugdgezondheidszorg sneller en gerichter ingrijpen in die uitzonderingsgevallen waar dat nodig is.

 

Iedere professional die met het digitale dossier te maken heeft, opereert vanuit het hulpverleningsperspectief: het belang van het kind staat centraal. Dat is het uitgangspunt. In vrijwel alle gevallen wordt dat belang voldoende door de ouders behartigd. Maar soms helaas niet. Dan moet de professional telkens weer een afweging maken. Om welke risico’s  gaat het hier, welke informatie moet worden gedeeld, hoe kunnen de ouders hierbij worden betrokken of is dat op dit moment beter van niet. De wet biedt ook beperkte mogelijkheden om informatie tussen professionals te delen zonder toestemming als dat in het belang van het kind dringend gewenst is.

 

Sommige kinderen komen in de problemen. Het kan gebeuren dat meerdere organisaties tegelijkertijd hulp bieden aan een kind of een gezin. Dan is het belangrijk dat organisaties dit van elkaar weten. Met de SISA-verwijsindex wordt bijgehouden of meerdere instanties hulp bieden aan hetzelfde kind. In SISA staat alleen ‘dat’ informatie en geen ‘wat’ informatie. Met andere woorden: er wordt gemeld door betrokken partijen dat ze met een kind bezig zijn, zonder hierbij verdere inhoudelijke informatie te geven. De CJG-professionals die zich zorgen maken om een kind (maar ook andere organisaties als jeugdzorg of politie) kunnen een melding maken in SISA. Voor deze melding is de toestemming van ouders nodig. Alleen in acute situaties kan zonder toestemming van de ouders worden gemeld. Lees meer over SISA.

 

Ouders en kinderen moeten altijd de mogelijkheid hebben te weten welke informatie over hen is opgenomen in het dossier (inzagerecht). Zo nodig kunnen zij een verzoek indienen om gegevens te corrigeren. 

Bij kinderen van nul tot twaalf jaar hebben de ouders recht op inzage en correctie van gegevens. Kinderen van twaalf jaar en ouder mogen deze rechten zelf uitoefenen. Als een ouder zoiets wil doen, dan is daarvoor de toestemming van het kind nodig. In ons protocol is de bepaling opgenomen dat het CJG niet in hoeft te gaan op een verzoek tot vernietiging van het dossier als het kind jonger is dan 12 jaar en het dossier behouden moet blijven om een goede zorg te kunnen geven. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan vaccinatiegegevens. Is het kind ouder dan twaalf jaar en vraagt het zelf om vernietiging van het dossier dan wordt nagegaan of het kind niet onder sterke druk van de ouders staat. Ook wordt gekeken of het bewaren van het dossier in het belang kan zijn voor bijvoorbeeld broertjes en zusjes (bij gezinsproblematiek).

 

Het EKD biedt goede mogelijkheden om de opgenomen gegevens volledig te anonimiseren en zo voor wetenschappelijk onderzoek en statistiek te gebruiken. Soms is gebruik van anonieme gegevens niet mogelijk. Dan wordt in beginsel uw toestemming gevraagd. In uitzonderingssituaties zullen zonder toestemming persoonlijke gegevens uit het EKD voor wetenschappelijk onderzoek kunnen worden gebruikt. Daarbij moet wel aan een groot aantal waarbogen zijn voldaan. Die zijn beschreven in de door het College Bescherming Persoonsgegevens goedgekeurde Gedragscode Gezondheidsonderzoek. U kunt bezwaar maken tegen dit mogelijke gebruik van de gegevens van u of uw kind zonder uw toestemming.

Omdat het digitale dossier een medisch dossier is, moeten de gegevens nadat het kind 19 jaar is geworden, nog ten minste vijftien jaar worden bewaard in een archiefbestand.

 

De oprichting van de Centra voor Jeugd en Gezin en daarbinnen het invoeren van een digitaal dossier zijn activiteiten die deel uitmaken van een grotere serie verbeteringen in de jeugd(gezondheids)zorg. Als er problemen zijn, wordt gewerkt volgens de aanpak: één gezin, één plan, één regisseur. Het digitaal dossier is hierbij een belangrijk ondersteunend middel.

Heeft u vragen over het digitale dossier en de omgang met persoonlijke gegevens, dan kunt u bellen met het CJG-nummer
010 - 46 08 190, of bezoek de website www.ddjgz.nl.